6. Diseño de un Sistemas de Gestión de Documentos

Diseño de un sistema de gestión documental.

La Asociación de Vecinos de Joaquina Eguaras cuenta con un buen sistema de gestión pero algunos fallos. En este post voy a realizar un sistema de gestión documental para su pequeña biblioteca.

Lo primero será la infraestructura. Actualmente cuenta con un espacio muy pequeño dentro de la asociación. Cada día es mas frecuentado así que lo principal será proporcionarle un espacio mas amplio. Añadiremos mas estanterías, más libros y unos cuantos ordenadores para que los jóvenes que vengan a estudiar o a realizar trabajos puedan consultar toda la información que necesiten. Este espacio estará reservado para ellos. Para los niños pequeños que quieran leer se habilitará un espacio más pequeño en el cual contaremos con la colaboración de dos monitores que leerán a los niños y realizarán actividades con ellos relacionadas con la lectura.

Sería conveniente que una sola persona se encargara de gestionar la documentación de la biblioteca (usuarios, prestamos, entradas y salidas) para no cometer errores y tener toda la información dominada. Se usaría una base de datos para tener gestionada toda esta información.

Como ya hemos mencionado anteriormente, una de las grandes mejoras que podría realizar esta asociación  es introducirse en el mundo de las redes sociales y volver a poner en uso su pagina web.

Con respecto al resto de archivos, me parece bastante completa la política que sigue esta asociación. Creo que los formatos digitales ahorran un montón de espacio pero que a su vez es necesario contar con los documentos en formato papel por si la tecnología falla.
En este caso, los documentos en formato papel, estarán archivados en una sala dentro de la asociación dedicada a ello y con acceso restringido.

5. Estrategias para Satisfacer Requerimientos

Estrategias de Gestión de mi Asociación.

A continuación voy a analizar la estrategia de gestión documental de la Asociación Joaquina Eguaras.

En este aspecto creo que esta asociación realiza una buena labor. Cuentan con documentación en papel y documentación digital por si algo falla. Ademas han creado su propia base de datos para gestionar la información.

Hay una sola persona que almacena esta información. Esto tiene la gran ventaja de tener un gran control de la documentación ya que, al solo intervenir una persona, tiene todo el dominio de ella. Pero también tiene un gran inconveniente  Esta persona también es la encargada de realizar el expurgo de documentos y quizás  un documento que para ella resulta innecesario, seria de gran utilidad en un futuro. Solo se cuenta con el criterio de una persona a la hora de eliminar información por lo que todo el peso recae sobre ella y, aunque sea una persona cualificada, sería mejor y más favorecedor para la asociación contar como mínimo con una opinión más.

Me parecería adecuado que tuvieran una serie de normas para realizar el expurgo, unas reglas que se aprueben en una Junta para que esto no se hiciera de modo aleatorio y según el criterio de una sola persona.

Cuentan con una base de datos propia con la cual gestionan la información  por lo que están bastante involucrados con el tema tecnológico.
Quizás sería bueno que, con la importancia que tienen hoy en día las redes sociales, accedieran a ellas. La creación de un Facebook o Twitter de la asociación podría hacer llegar su labor a mas personas del barrio y sobre todo a la gente joven, que probablemente no tenga ni idea de todas las actividades que la asociación realiza para ellos. 
También seria conveniente crear una web en la que informar sobre todos los movimientos de esta. La asociación cuenta con una web que actualmente tiene su dominio suspendido, así que seria bueno volver a ponerla en marcha.

4. Evaluación de Sistemas Existentes

Análisis de los Sistemas Existentes

La Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras cuenta con un sistema de gestión de información híbrido. Dependiendo de el tipo de documentación, se gestiona de forma electrónica, en papel o de ambas.

Los documentos que se encuentran solamente en papel son las facturas, los permisos del Ayuntamiento de algunas actividades, las actas de las Juntas y los ingresos y subvenciones que proporcionan algunos organismos. Esta información solo se gestiona en papel porque seria un trabajo innecesario y costoso pasarlo todo a una base de datos.
Se encuentran correctamente archivados y conservados dentro de la asociación. La encargada de esta documentación realizar un expurgo cada cierto tiempo para eliminar los documentos innecesarios y conservar los importantes.

En formato únicamente digital nos encontramos los proyectos. Aquí se explica cada uno de las actividades que se tienen pensadas y como se llevarían a cabo. Se almacenan porque hay actividades, como la cabalgata o el mercadillo, que se realizan cada año por lo que seria inútil borrar el proyecto para volverlo a realizar un año después.

Pero en esta asociación también hay documentos que se conservan tanto en formato papel como en formato digital. A este tipo de gestión pertenece documentación como las fichas de los socios y las personas que están apuntadas a las diferentes actividades de la asociación, todo lo relacionado con la pequeña biblioteca (entradas y salidas de libros, préstamos, información de los usuarios, etc) y los estatutos, tanto interno como general, que se encuentran impresos y en formato digital para que puedan ser consultados por cualquier persona que necesite esa información.
Esta información se conserva en ambos formatos porque es de suma importancia y si sucediera algún problema electrónico o se perdieran los documentos en papel por cualquier motivo tendríamos el otro sistemas para consultarlos.

Como vemos esta asociación es pequeña pero cuenta con documentación muy variada que es necesario gestionar de distintas formas para tenerla bien organizada.

3. Identificación de Requerimientos

El primer punto de este post consiste en analizar las fuentes de información principales de nuestra organización  Para ello lo dividiremos en diferentes fases.

Contexto

Toda organización genera una serie de documentación que resultará esencial a la hora de identificar y estudiar la misma. En el caso de la Asociación de Vecinos de Joaquina Eguaras encontramos los siguientes:

• Estatuto interno: se trata de una serie de normas y reglas que tienen que seguir las personas que colaboren y trabajen en esta asociación. Su función es mantener un orden y una metodología de trabajo dentro de esta.
• Contratos: los únicos documentos de este tipo que encontramos en esta asociación son el contrato de la secretaria y el de dos personas más (profesor de fútbol y profesora de pintura), ya que los demás participan de forma totalmente desinteresada y sin ningún tipo de remuneración.
• Fichas: esta es una de la documentación mas importante de esta asociación  Se trata de las fichas de los socios que participan en ella y de la gente que participa en las distintas actividades. Es esencial que esta información este actualizada y recogida tanto en formato digital como en formato papel para evitar perderla en caso de que se produzca cualquier fallo.
• Facturas: es importante guardarlas para justificar al Ayuntamiento y al resto de organismos que le proporcionan subvenciones en que se gasta el dinero que le ofrecen.
• Biblioteca: la pequeña biblioteca con la que cuenta esta asociación proporciona mucha documentación  ficheros de entradas y salidas de libros, datos de los préstamos y fichas de los usuarios, entre otros.
• Actas: esta documentación recoge lo acordado en las distintas reuniones de la Junta Directiva.
• Estatuto general: normas que tienen que seguir todas las Asociaciones de Vecinos de Granada establecidas por la Federación de Asociaciones de Vecinos y el Ayuntamiento de Granada.

Funciones y Actividades

Como ya hemos mencionado anteriormente, las principales actividades de esta asociación son: diversos talleres y actividades para niños y adultos, cabalgata de reyes, mercadillo, actividades en las fiestas del barrio, etc.

Todas estas actividades tienen mucha documentación en común como lo son las fichas de las personas que participan en ellas y facturas de los materiales que son necesarios para realizarlas.

Pero tambien hay algunas que necesitan y proporcionan documentación extra. En el caso de la cabalgata, el mercadillo y las actividades en las fiestas del barrio también será necesario un permiso del Ayuntamiento de Granada autorizando a la asociación a realizar dichas actividades.

Como ya hemos mencionado, otra actividades que produce gran cantidad de documentación, es la biblioteca.

Fuentes de información internas y externas

La principal fuente de información interna es el estatuto, mencionado anteriormente. En el se detallan todas y cada una de las pautas que hay que seguir para que la asociación funcione adecuadamente. Cada asociación cuenta con un estatuto propio, ya que dentro de unas normas, cada una puede trabajar como quiera. Pero también cuentan con un estatuto general que afecta a todas y cada una de ellas.

Las asociaciones que no cumplan las normas y requisitos de dicho estatuto sera automáticamente suspendida.

Riesgos de la gestión de documentos

Al tener una documentación tan variada, el principal riesgo es que esta información se mezcle llegando incluso a perderse.

Lo bueno es que esta asociación cuenta con una persona muy cualificada y, al ser una asociación pequeña y tal y como nos dijo la secretaria de la organización "es relativamente fácil llevarla al día. Lo importante es saber organizarte"

2. Análisis de la Actividad de la Organización

Actividades de la Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras

Como ya he comentado en entradas anteriores, esta Asociación cuenta con una amplia variedad de actividades que, lógicamente, generan documentación muy diversa.

Después de analizar dichas actividades he observado que están divididas en 4 funciones: dirección  actividades, servicios y biblioteca.

A continuación, detallo que actividades forman parte de cada función y que documentación generan:

1. Dirección.

• Asambleas: la única documentación que generan estas reuniones son las actas, en las que queda retratado todo lo que se habla en ellas y las conclusiones a las que se llega. Son documentos valiosos ya que pueden ser solicitados en cualquier momento por parte del Ayuntamiento o por algún socio de la propia Asociación.
• Socios: datos de las personas que forman parte de la Asociación. Aquí se incluye nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, etc. Los podemos encontrar tanto en formato digital como en formato papel. Es necesario que estén al día.
• Estatutos: son las normas escritas de la Asociación. Posiblemente sea el documento más importante de esta. Los estatutos tienen una parte general para todas las Asociaciones y además cada Asociación puede incluir sus propias normas dentro de unos límites. Tienen que ser aprobados por el Ayuntamiento. Los estatutos de esta Asociación se encuentra en formato digital en la pagina web de la misma para que cualquier persona pueda consultarlos en el momento que le sea necesario.
• Facturas: esta documentación esta incluida en los libros de contabilidad. Es necesaria su conservación porque la Federación de Asociaciones de Vecinos (que a su vez esta subvencionada por el Ayuntamiento) es la que proporciona las subvenciones y puede solicitar estos documentos en cualquier momento. También se incluyen aquí la documentación referida a los sueldos y salarios de los empleados.
• Otros: también debe de quedar constancia de otros documentos como los recibos de las subvenciones, ayudas económicas, préstamos, etc, que se proporcionan a la Asociación sea cual sea la vía. 

2. Actividades.

• Talleres para niños: dentro de estos talleres están incluidas todas las actividades destinadas a ellos (fútbol, dibujo, apoyo al estudio, baile, etc). La documentación generada por estas actividades son simplemente fichas en las que se incluyen los datos de los niños: nombre, apellidos, dirección, teléfono nombre de los padres, alergias, enfermedades y actividad que el niño desarrolla. Los documentos se organizan por actividad. También se incluyen los presupuestos de cada actividad.
• Talleres para adultos: las actividades que se incluyen son: gimnasia, clases de mecanografía  clases de lectura, juegos de mesa, etc. La documentación que estas actividades producen es la misma que en la actividad mencionada anteriormente, fichas con los datos de las personas que participan (con algunas modificaciones), así como presupuestos de los posibles gastos en la actividad.
• Cabalgata de reyes: el documento principal en este caso es el permiso del Ayuntamiento, que puede ser solicitado en cualquier momento y que es imprescindible para poder realizar la actividad. Una vez que tenemos esto lo siguiente son presupuestos con los posibles costes. Y para terminar, fichas con los datos de las personas que están dispuestas a participar en dicha actividad.
• Mercadillo navideño: sigue la misma metodología que la actividad anterior: permiso del Ayuntamiento, presupuestos y gente voluntaria para participar. El material que se va a usar será donado por la gente del barrio. En caso de que no sea suficiente se procedería a comprarlo.

3. Servicios.

• Proyectos: documentos en los cuales los vecinos del barrio proponen algunas actividades que se podrían realizar. Estos proyectos son comentados en las Asambleas para aprobar o no su ejecución. Es bueno conservarlos porque es posible que proyectos que, no se pudieron realizar por cualquier circunstancia, sean realizados en un futuro.
• Reivindicaciones: en este caso se trata de quejas de los vecinos. Normalmente son dirigidas hacia el Ayuntamiento. Estos documentos se ponen en orden y se les hace llegar a su destinatario. Suelen tratarse de listas de firmas y cosas similares en forma de reivindicación.

4. Biblioteca.

• Entrada y salida de material: debe de quedar constancia tanto de los libros que entran nuevos como de los libros a los que damos salida por falta de uso, antigüedad  deterioro, etc. Para ello se incluye su clasificación tanto en el archivo físico como en la base de datos de la Asociación.
• Servicio de préstamo: para que este servicio se pueda dar es necesario identificar al usuario como vecino del barrio. Se deberán tomar los datos de la persona y poner un plazo de devolución, incluyendo algún tipo de penalización si este no se cumple.

Al ser una Asociación pequeña no cuenta con muchas funciones y actividades pero estas generan documentación variada.

1. Investigación Preliminar (Informe)

Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras

La Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras (también conocida como J.E.) es una organización sin ánimo de lucro cuyo interés principal es la participación ciudadana.

Es una organización democrática de carácter progresista, que basa sus actuaciones en los principios de democracia interna, participación de los asociados y solidaridad en el conjunto de la sociedad con plena independencia respecto a los Poderes Públicos y Organismos Políticos, Económicos y Sociales.

Se constituyó el 1 de octubre de 1985 pero debido a varios problemas, entre ellos el no reconocimiento por parte del Ayuntamiento, su actividad se paralizó en mayo de 1993. El 18 de octubre de 1995 se realizó una asamblea en la cual unos pocos vecinos decidieron retomar la actividad.

Al principio las reuniones se realizaban en la parroquia del barrio hasta que finalmente el 17 de noviembre de 2009 el alcalde inauguró la nueva sede después de muchos años de reivindicaciones.

Son fines de esta Asociación:

• Defender, fomentar y mejorar los intereses generales de los vecinos.
• Asumir la representación y agrupar a los vecinos que voluntariamente soliciten su integración en la Asociación.
• Recoger y servir de cauce de las reivindicaciones del conjunto de los vecinos.
• Canalizar las inquietudes de los asociados y hacerlas llegar a los organismos competentes.
• Cumplir y desarrollar los acuerdos emanados de los órganos territoriales del ámbito superior.
• Informar, educar y formar a la vecindad en todas aquellas cuestiones que afecten al interés general.

A esta Asociación pueden pertenecer aquellas personas mayores de edad y con plena capacidad de obrar, que tengan interés en el desarrollo de los fines de la misma.

A la Asociación le esta permitido recibir donaciones, préstamos, legados, subvenciones, ayudas económicas, etc.

Estructura

1. Asamblea General: Órgano Soberano y máximo de decisión de la Asociación. Esta compuesta por: Junta Directiva, socios de la entidad y representantes de las Secciones, si existen.
2. Junta Directiva: dirige, gestiona y organiza la Asociación ejecutando los acuerdos y decisiones de los órganos de Gobierno. Esta formada por Presidencia, Vicepresidencia, Secretaria, Tesorero, vocales. Estas personas tienen que ser socios de la Asociación.

La Asociación cuenta con un patrimonio propio e independiente para la consecución de sus fines.

Una vez conocida un poco más a fondo esta organización entrevisté al Presidente, el señor Cecilio Uceta Martín. Nuestra conversación se basó en las actividades de la Asociación.

El fin principal de la Asociación es trabajar por mejorar día a día el barrio e intentar realizar todas las actividades que proponen los vecinos. Si bien es cierto que normalmente las actividades enfocadas a los niños y a las personas de la tercera edad son las que más acogida tienen.

La Asociación abarca distintas áreas de trabajo e intenta englobar todos los aspectos y asuntos que puedan surgir e influir al barrio. Actualmente se están reivindicando grandes proyectos que se esperan conseguir.

Todos los días, la Asociación cuenta con una serie de talleres para los más pequeños como pintura, estudio dirigido, fútbol, baile... Además de proporcionar entretenimiento a los más mayores.

A corto plazo, los proyectos más destacados son un mercadillo navideño que han organizado las personas más adultas de la Asociación y la ya famosa cabalgata de reyes.

La Asociación mantiene una constante comunicación con el resto de Asociaciones, con el Ayuntamiento y con la Federación de Asociaciones de Vecinos. El señor Uceta señala que "la comunicación es fundamental para poder informar a los vecinos de todo lo que ocurre en nuestra ciudad. Podríamos decir que somos un canal de comunicación entre los vecinos y el Ayuntamiento".

El riesgo fundamental que corre esta Asociación es el dinero. "Tal y como está la cosa, son cada vez menos las subvenciones y ayudas económicas que están a nuestra disposición pero nuestra intención es seguir proporcionando los mismos servicios, aunque con menos recursos".

Para investigar sobre la gestión de la documentación hable con la Secretaria, la señora María Luisa Fernández Cabrera, ya que es la encargada de ello.

Esta Asociación es pequeña pero se mueve documentación de todo tipo: actas, estatutos, proyectos, ficheros con los datos de los socios, las fichas de los vecinos que participan en alguna de las actividades, etc. Además también hay una pequeña zona reservada como biblioteca, por lo que genera documentación como entrada y salida de material, préstamos, etc.

Todos los documentos están tanto en formato digital como en papel. La Asociación cuenta con su propia base de datos. "Cada 6 meses realizo un expurgo de los documentos de papel y luego lo modifico en nuestra base de datos. No es una gran cantidad de documentación por lo que es relativamente fácil llevarla al día" explicó la señora Fernández Cabrera.

El principal inconveniente seria que hay documentación muy diferente. Lo más importante es saber organizarla.

Fuentes: Estatutos de la Asoaciacion de Vecinos de Joquina Eguaras

http://joaquineguaras.asocianet.com/index.html

Presidente y Secretaria de la Asociacion de Vecinos de Joaquina Eguaras.

Organización elegida para el trabajo

La organización en la que he pensando para mi trabajo es un centro lúdico situado en la avenida Joaquina Eguaras. Se trata de un espacio dedicado a la gente del barrio, creado por la Asociación de Vecinos de este, cuya finalidad es acoger a gente de todas las edades proporcionando actividades diversas como: equipo de fútbol para los mas pequeños, clases de apoyo, espacio para que los jóvenes puedan estudiar y leer, juegos y clases para las personas mayores, etc.

Me parece interesante conocer como es el sistema de gestión de documentos en este tipo de centros.