4. Evaluación de Sistemas Existentes

Análisis de los Sistemas Existentes

La Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras cuenta con un sistema de gestión de información híbrido. Dependiendo de el tipo de documentación, se gestiona de forma electrónica, en papel o de ambas.

Los documentos que se encuentran solamente en papel son las facturas, los permisos del Ayuntamiento de algunas actividades, las actas de las Juntas y los ingresos y subvenciones que proporcionan algunos organismos. Esta información solo se gestiona en papel porque seria un trabajo innecesario y costoso pasarlo todo a una base de datos.
Se encuentran correctamente archivados y conservados dentro de la asociación. La encargada de esta documentación realizar un expurgo cada cierto tiempo para eliminar los documentos innecesarios y conservar los importantes.

En formato únicamente digital nos encontramos los proyectos. Aquí se explica cada uno de las actividades que se tienen pensadas y como se llevarían a cabo. Se almacenan porque hay actividades, como la cabalgata o el mercadillo, que se realizan cada año por lo que seria inútil borrar el proyecto para volverlo a realizar un año después.

Pero en esta asociación también hay documentos que se conservan tanto en formato papel como en formato digital. A este tipo de gestión pertenece documentación como las fichas de los socios y las personas que están apuntadas a las diferentes actividades de la asociación, todo lo relacionado con la pequeña biblioteca (entradas y salidas de libros, préstamos, información de los usuarios, etc) y los estatutos, tanto interno como general, que se encuentran impresos y en formato digital para que puedan ser consultados por cualquier persona que necesite esa información.
Esta información se conserva en ambos formatos porque es de suma importancia y si sucediera algún problema electrónico o se perdieran los documentos en papel por cualquier motivo tendríamos el otro sistemas para consultarlos.

Como vemos esta asociación es pequeña pero cuenta con documentación muy variada que es necesario gestionar de distintas formas para tenerla bien organizada.