Diseño de un sistema de gestión documental.
La Asociación de Vecinos de Joaquina Eguaras cuenta con un buen sistema de gestión pero algunos fallos. En este post voy a realizar un
sistema de gestión documental para su pequeña biblioteca.
Lo primero será la infraestructura. Actualmente cuenta con un espacio muy pequeño dentro de la asociación. Cada día es mas frecuentado así que lo principal será proporcionarle un espacio mas amplio. Añadiremos mas estanterías, más libros y unos cuantos ordenadores para que los jóvenes que vengan a estudiar o a realizar trabajos puedan consultar toda la información que necesiten. Este espacio estará reservado para ellos. Para los niños pequeños que quieran leer se habilitará un espacio más pequeño en el cual contaremos con la colaboración de dos monitores que leerán a los niños y realizarán actividades con ellos relacionadas con la lectura.
Sería conveniente que una sola persona se encargara de gestionar la documentación de la biblioteca (usuarios, prestamos, entradas y salidas) para no cometer errores y tener toda la información dominada. Se usaría una base de datos para tener gestionada toda esta información.
Como ya hemos mencionado anteriormente, una de las grandes mejoras que podría realizar esta asociación es introducirse en el mundo de las redes sociales y volver a poner en uso su pagina web.
Con respecto al resto de archivos, me parece bastante completa la política que sigue esta asociación. Creo que los formatos digitales ahorran un montón de espacio pero que a su vez es necesario contar con los documentos en formato papel por si la tecnología falla.
En este caso, los documentos en formato papel, estarán archivados en una sala dentro de la asociación dedicada a ello y con acceso restringido.
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