3. Identificación de Requerimientos

El primer punto de este post consiste en analizar las fuentes de información principales de nuestra organización  Para ello lo dividiremos en diferentes fases.

Contexto

Toda organización genera una serie de documentación que resultará esencial a la hora de identificar y estudiar la misma. En el caso de la Asociación de Vecinos de Joaquina Eguaras encontramos los siguientes:

• Estatuto interno: se trata de una serie de normas y reglas que tienen que seguir las personas que colaboren y trabajen en esta asociación. Su función es mantener un orden y una metodología de trabajo dentro de esta.
• Contratos: los únicos documentos de este tipo que encontramos en esta asociación son el contrato de la secretaria y el de dos personas más (profesor de fútbol y profesora de pintura), ya que los demás participan de forma totalmente desinteresada y sin ningún tipo de remuneración.
• Fichas: esta es una de la documentación mas importante de esta asociación  Se trata de las fichas de los socios que participan en ella y de la gente que participa en las distintas actividades. Es esencial que esta información este actualizada y recogida tanto en formato digital como en formato papel para evitar perderla en caso de que se produzca cualquier fallo.
• Facturas: es importante guardarlas para justificar al Ayuntamiento y al resto de organismos que le proporcionan subvenciones en que se gasta el dinero que le ofrecen.
• Biblioteca: la pequeña biblioteca con la que cuenta esta asociación proporciona mucha documentación  ficheros de entradas y salidas de libros, datos de los préstamos y fichas de los usuarios, entre otros.
• Actas: esta documentación recoge lo acordado en las distintas reuniones de la Junta Directiva.
• Estatuto general: normas que tienen que seguir todas las Asociaciones de Vecinos de Granada establecidas por la Federación de Asociaciones de Vecinos y el Ayuntamiento de Granada.

Funciones y Actividades

Como ya hemos mencionado anteriormente, las principales actividades de esta asociación son: diversos talleres y actividades para niños y adultos, cabalgata de reyes, mercadillo, actividades en las fiestas del barrio, etc.

Todas estas actividades tienen mucha documentación en común como lo son las fichas de las personas que participan en ellas y facturas de los materiales que son necesarios para realizarlas.

Pero tambien hay algunas que necesitan y proporcionan documentación extra. En el caso de la cabalgata, el mercadillo y las actividades en las fiestas del barrio también será necesario un permiso del Ayuntamiento de Granada autorizando a la asociación a realizar dichas actividades.

Como ya hemos mencionado, otra actividades que produce gran cantidad de documentación, es la biblioteca.

Fuentes de información internas y externas

La principal fuente de información interna es el estatuto, mencionado anteriormente. En el se detallan todas y cada una de las pautas que hay que seguir para que la asociación funcione adecuadamente. Cada asociación cuenta con un estatuto propio, ya que dentro de unas normas, cada una puede trabajar como quiera. Pero también cuentan con un estatuto general que afecta a todas y cada una de ellas.

Las asociaciones que no cumplan las normas y requisitos de dicho estatuto sera automáticamente suspendida.

Riesgos de la gestión de documentos

Al tener una documentación tan variada, el principal riesgo es que esta información se mezcle llegando incluso a perderse.

Lo bueno es que esta asociación cuenta con una persona muy cualificada y, al ser una asociación pequeña y tal y como nos dijo la secretaria de la organización "es relativamente fácil llevarla al día. Lo importante es saber organizarte"