2. Análisis de la Actividad de la Organización

Actividades de la Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras

Como ya he comentado en entradas anteriores, esta Asociación cuenta con una amplia variedad de actividades que, lógicamente, generan documentación muy diversa.

Después de analizar dichas actividades he observado que están divididas en 4 funciones: dirección  actividades, servicios y biblioteca.

A continuación, detallo que actividades forman parte de cada función y que documentación generan:

1. Dirección.

• Asambleas: la única documentación que generan estas reuniones son las actas, en las que queda retratado todo lo que se habla en ellas y las conclusiones a las que se llega. Son documentos valiosos ya que pueden ser solicitados en cualquier momento por parte del Ayuntamiento o por algún socio de la propia Asociación.
• Socios: datos de las personas que forman parte de la Asociación. Aquí se incluye nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, etc. Los podemos encontrar tanto en formato digital como en formato papel. Es necesario que estén al día.
• Estatutos: son las normas escritas de la Asociación. Posiblemente sea el documento más importante de esta. Los estatutos tienen una parte general para todas las Asociaciones y además cada Asociación puede incluir sus propias normas dentro de unos límites. Tienen que ser aprobados por el Ayuntamiento. Los estatutos de esta Asociación se encuentra en formato digital en la pagina web de la misma para que cualquier persona pueda consultarlos en el momento que le sea necesario.
• Facturas: esta documentación esta incluida en los libros de contabilidad. Es necesaria su conservación porque la Federación de Asociaciones de Vecinos (que a su vez esta subvencionada por el Ayuntamiento) es la que proporciona las subvenciones y puede solicitar estos documentos en cualquier momento. También se incluyen aquí la documentación referida a los sueldos y salarios de los empleados.
• Otros: también debe de quedar constancia de otros documentos como los recibos de las subvenciones, ayudas económicas, préstamos, etc, que se proporcionan a la Asociación sea cual sea la vía. 

2. Actividades.

• Talleres para niños: dentro de estos talleres están incluidas todas las actividades destinadas a ellos (fútbol, dibujo, apoyo al estudio, baile, etc). La documentación generada por estas actividades son simplemente fichas en las que se incluyen los datos de los niños: nombre, apellidos, dirección, teléfono nombre de los padres, alergias, enfermedades y actividad que el niño desarrolla. Los documentos se organizan por actividad. También se incluyen los presupuestos de cada actividad.
• Talleres para adultos: las actividades que se incluyen son: gimnasia, clases de mecanografía  clases de lectura, juegos de mesa, etc. La documentación que estas actividades producen es la misma que en la actividad mencionada anteriormente, fichas con los datos de las personas que participan (con algunas modificaciones), así como presupuestos de los posibles gastos en la actividad.
• Cabalgata de reyes: el documento principal en este caso es el permiso del Ayuntamiento, que puede ser solicitado en cualquier momento y que es imprescindible para poder realizar la actividad. Una vez que tenemos esto lo siguiente son presupuestos con los posibles costes. Y para terminar, fichas con los datos de las personas que están dispuestas a participar en dicha actividad.
• Mercadillo navideño: sigue la misma metodología que la actividad anterior: permiso del Ayuntamiento, presupuestos y gente voluntaria para participar. El material que se va a usar será donado por la gente del barrio. En caso de que no sea suficiente se procedería a comprarlo.

3. Servicios.

• Proyectos: documentos en los cuales los vecinos del barrio proponen algunas actividades que se podrían realizar. Estos proyectos son comentados en las Asambleas para aprobar o no su ejecución. Es bueno conservarlos porque es posible que proyectos que, no se pudieron realizar por cualquier circunstancia, sean realizados en un futuro.
• Reivindicaciones: en este caso se trata de quejas de los vecinos. Normalmente son dirigidas hacia el Ayuntamiento. Estos documentos se ponen en orden y se les hace llegar a su destinatario. Suelen tratarse de listas de firmas y cosas similares en forma de reivindicación.

4. Biblioteca.

• Entrada y salida de material: debe de quedar constancia tanto de los libros que entran nuevos como de los libros a los que damos salida por falta de uso, antigüedad  deterioro, etc. Para ello se incluye su clasificación tanto en el archivo físico como en la base de datos de la Asociación.
• Servicio de préstamo: para que este servicio se pueda dar es necesario identificar al usuario como vecino del barrio. Se deberán tomar los datos de la persona y poner un plazo de devolución, incluyendo algún tipo de penalización si este no se cumple.

Al ser una Asociación pequeña no cuenta con muchas funciones y actividades pero estas generan documentación variada.