6. Diseño de un Sistemas de Gestión de Documentos

Diseño de un sistema de gestión documental.

La Asociación de Vecinos de Joaquina Eguaras cuenta con un buen sistema de gestión pero algunos fallos. En este post voy a realizar un sistema de gestión documental para su pequeña biblioteca.

Lo primero será la infraestructura. Actualmente cuenta con un espacio muy pequeño dentro de la asociación. Cada día es mas frecuentado así que lo principal será proporcionarle un espacio mas amplio. Añadiremos mas estanterías, más libros y unos cuantos ordenadores para que los jóvenes que vengan a estudiar o a realizar trabajos puedan consultar toda la información que necesiten. Este espacio estará reservado para ellos. Para los niños pequeños que quieran leer se habilitará un espacio más pequeño en el cual contaremos con la colaboración de dos monitores que leerán a los niños y realizarán actividades con ellos relacionadas con la lectura.

Sería conveniente que una sola persona se encargara de gestionar la documentación de la biblioteca (usuarios, prestamos, entradas y salidas) para no cometer errores y tener toda la información dominada. Se usaría una base de datos para tener gestionada toda esta información.

Como ya hemos mencionado anteriormente, una de las grandes mejoras que podría realizar esta asociación  es introducirse en el mundo de las redes sociales y volver a poner en uso su pagina web.

Con respecto al resto de archivos, me parece bastante completa la política que sigue esta asociación. Creo que los formatos digitales ahorran un montón de espacio pero que a su vez es necesario contar con los documentos en formato papel por si la tecnología falla.
En este caso, los documentos en formato papel, estarán archivados en una sala dentro de la asociación dedicada a ello y con acceso restringido.

5. Estrategias para Satisfacer Requerimientos

Estrategias de Gestión de mi Asociación.

A continuación voy a analizar la estrategia de gestión documental de la Asociación Joaquina Eguaras.

En este aspecto creo que esta asociación realiza una buena labor. Cuentan con documentación en papel y documentación digital por si algo falla. Ademas han creado su propia base de datos para gestionar la información.

Hay una sola persona que almacena esta información. Esto tiene la gran ventaja de tener un gran control de la documentación ya que, al solo intervenir una persona, tiene todo el dominio de ella. Pero también tiene un gran inconveniente  Esta persona también es la encargada de realizar el expurgo de documentos y quizás  un documento que para ella resulta innecesario, seria de gran utilidad en un futuro. Solo se cuenta con el criterio de una persona a la hora de eliminar información por lo que todo el peso recae sobre ella y, aunque sea una persona cualificada, sería mejor y más favorecedor para la asociación contar como mínimo con una opinión más.

Me parecería adecuado que tuvieran una serie de normas para realizar el expurgo, unas reglas que se aprueben en una Junta para que esto no se hiciera de modo aleatorio y según el criterio de una sola persona.

Cuentan con una base de datos propia con la cual gestionan la información  por lo que están bastante involucrados con el tema tecnológico.
Quizás sería bueno que, con la importancia que tienen hoy en día las redes sociales, accedieran a ellas. La creación de un Facebook o Twitter de la asociación podría hacer llegar su labor a mas personas del barrio y sobre todo a la gente joven, que probablemente no tenga ni idea de todas las actividades que la asociación realiza para ellos. 
También seria conveniente crear una web en la que informar sobre todos los movimientos de esta. La asociación cuenta con una web que actualmente tiene su dominio suspendido, así que seria bueno volver a ponerla en marcha.

4. Evaluación de Sistemas Existentes

Análisis de los Sistemas Existentes

La Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras cuenta con un sistema de gestión de información híbrido. Dependiendo de el tipo de documentación, se gestiona de forma electrónica, en papel o de ambas.

Los documentos que se encuentran solamente en papel son las facturas, los permisos del Ayuntamiento de algunas actividades, las actas de las Juntas y los ingresos y subvenciones que proporcionan algunos organismos. Esta información solo se gestiona en papel porque seria un trabajo innecesario y costoso pasarlo todo a una base de datos.
Se encuentran correctamente archivados y conservados dentro de la asociación. La encargada de esta documentación realizar un expurgo cada cierto tiempo para eliminar los documentos innecesarios y conservar los importantes.

En formato únicamente digital nos encontramos los proyectos. Aquí se explica cada uno de las actividades que se tienen pensadas y como se llevarían a cabo. Se almacenan porque hay actividades, como la cabalgata o el mercadillo, que se realizan cada año por lo que seria inútil borrar el proyecto para volverlo a realizar un año después.

Pero en esta asociación también hay documentos que se conservan tanto en formato papel como en formato digital. A este tipo de gestión pertenece documentación como las fichas de los socios y las personas que están apuntadas a las diferentes actividades de la asociación, todo lo relacionado con la pequeña biblioteca (entradas y salidas de libros, préstamos, información de los usuarios, etc) y los estatutos, tanto interno como general, que se encuentran impresos y en formato digital para que puedan ser consultados por cualquier persona que necesite esa información.
Esta información se conserva en ambos formatos porque es de suma importancia y si sucediera algún problema electrónico o se perdieran los documentos en papel por cualquier motivo tendríamos el otro sistemas para consultarlos.

Como vemos esta asociación es pequeña pero cuenta con documentación muy variada que es necesario gestionar de distintas formas para tenerla bien organizada.

3. Identificación de Requerimientos

El primer punto de este post consiste en analizar las fuentes de información principales de nuestra organización  Para ello lo dividiremos en diferentes fases.

Contexto

Toda organización genera una serie de documentación que resultará esencial a la hora de identificar y estudiar la misma. En el caso de la Asociación de Vecinos de Joaquina Eguaras encontramos los siguientes:

• Estatuto interno: se trata de una serie de normas y reglas que tienen que seguir las personas que colaboren y trabajen en esta asociación. Su función es mantener un orden y una metodología de trabajo dentro de esta.
• Contratos: los únicos documentos de este tipo que encontramos en esta asociación son el contrato de la secretaria y el de dos personas más (profesor de fútbol y profesora de pintura), ya que los demás participan de forma totalmente desinteresada y sin ningún tipo de remuneración.
• Fichas: esta es una de la documentación mas importante de esta asociación  Se trata de las fichas de los socios que participan en ella y de la gente que participa en las distintas actividades. Es esencial que esta información este actualizada y recogida tanto en formato digital como en formato papel para evitar perderla en caso de que se produzca cualquier fallo.
• Facturas: es importante guardarlas para justificar al Ayuntamiento y al resto de organismos que le proporcionan subvenciones en que se gasta el dinero que le ofrecen.
• Biblioteca: la pequeña biblioteca con la que cuenta esta asociación proporciona mucha documentación  ficheros de entradas y salidas de libros, datos de los préstamos y fichas de los usuarios, entre otros.
• Actas: esta documentación recoge lo acordado en las distintas reuniones de la Junta Directiva.
• Estatuto general: normas que tienen que seguir todas las Asociaciones de Vecinos de Granada establecidas por la Federación de Asociaciones de Vecinos y el Ayuntamiento de Granada.

Funciones y Actividades

Como ya hemos mencionado anteriormente, las principales actividades de esta asociación son: diversos talleres y actividades para niños y adultos, cabalgata de reyes, mercadillo, actividades en las fiestas del barrio, etc.

Todas estas actividades tienen mucha documentación en común como lo son las fichas de las personas que participan en ellas y facturas de los materiales que son necesarios para realizarlas.

Pero tambien hay algunas que necesitan y proporcionan documentación extra. En el caso de la cabalgata, el mercadillo y las actividades en las fiestas del barrio también será necesario un permiso del Ayuntamiento de Granada autorizando a la asociación a realizar dichas actividades.

Como ya hemos mencionado, otra actividades que produce gran cantidad de documentación, es la biblioteca.

Fuentes de información internas y externas

La principal fuente de información interna es el estatuto, mencionado anteriormente. En el se detallan todas y cada una de las pautas que hay que seguir para que la asociación funcione adecuadamente. Cada asociación cuenta con un estatuto propio, ya que dentro de unas normas, cada una puede trabajar como quiera. Pero también cuentan con un estatuto general que afecta a todas y cada una de ellas.

Las asociaciones que no cumplan las normas y requisitos de dicho estatuto sera automáticamente suspendida.

Riesgos de la gestión de documentos

Al tener una documentación tan variada, el principal riesgo es que esta información se mezcle llegando incluso a perderse.

Lo bueno es que esta asociación cuenta con una persona muy cualificada y, al ser una asociación pequeña y tal y como nos dijo la secretaria de la organización "es relativamente fácil llevarla al día. Lo importante es saber organizarte"