2. Análisis de la Actividad de la Organización

Actividades de la Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras

Como ya he comentado en entradas anteriores, esta Asociación cuenta con una amplia variedad de actividades que, lógicamente, generan documentación muy diversa.

Después de analizar dichas actividades he observado que están divididas en 4 funciones: dirección  actividades, servicios y biblioteca.

A continuación, detallo que actividades forman parte de cada función y que documentación generan:

1. Dirección.

• Asambleas: la única documentación que generan estas reuniones son las actas, en las que queda retratado todo lo que se habla en ellas y las conclusiones a las que se llega. Son documentos valiosos ya que pueden ser solicitados en cualquier momento por parte del Ayuntamiento o por algún socio de la propia Asociación.
• Socios: datos de las personas que forman parte de la Asociación. Aquí se incluye nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, etc. Los podemos encontrar tanto en formato digital como en formato papel. Es necesario que estén al día.
• Estatutos: son las normas escritas de la Asociación. Posiblemente sea el documento más importante de esta. Los estatutos tienen una parte general para todas las Asociaciones y además cada Asociación puede incluir sus propias normas dentro de unos límites. Tienen que ser aprobados por el Ayuntamiento. Los estatutos de esta Asociación se encuentra en formato digital en la pagina web de la misma para que cualquier persona pueda consultarlos en el momento que le sea necesario.
• Facturas: esta documentación esta incluida en los libros de contabilidad. Es necesaria su conservación porque la Federación de Asociaciones de Vecinos (que a su vez esta subvencionada por el Ayuntamiento) es la que proporciona las subvenciones y puede solicitar estos documentos en cualquier momento. También se incluyen aquí la documentación referida a los sueldos y salarios de los empleados.
• Otros: también debe de quedar constancia de otros documentos como los recibos de las subvenciones, ayudas económicas, préstamos, etc, que se proporcionan a la Asociación sea cual sea la vía. 

2. Actividades.

• Talleres para niños: dentro de estos talleres están incluidas todas las actividades destinadas a ellos (fútbol, dibujo, apoyo al estudio, baile, etc). La documentación generada por estas actividades son simplemente fichas en las que se incluyen los datos de los niños: nombre, apellidos, dirección, teléfono nombre de los padres, alergias, enfermedades y actividad que el niño desarrolla. Los documentos se organizan por actividad. También se incluyen los presupuestos de cada actividad.
• Talleres para adultos: las actividades que se incluyen son: gimnasia, clases de mecanografía  clases de lectura, juegos de mesa, etc. La documentación que estas actividades producen es la misma que en la actividad mencionada anteriormente, fichas con los datos de las personas que participan (con algunas modificaciones), así como presupuestos de los posibles gastos en la actividad.
• Cabalgata de reyes: el documento principal en este caso es el permiso del Ayuntamiento, que puede ser solicitado en cualquier momento y que es imprescindible para poder realizar la actividad. Una vez que tenemos esto lo siguiente son presupuestos con los posibles costes. Y para terminar, fichas con los datos de las personas que están dispuestas a participar en dicha actividad.
• Mercadillo navideño: sigue la misma metodología que la actividad anterior: permiso del Ayuntamiento, presupuestos y gente voluntaria para participar. El material que se va a usar será donado por la gente del barrio. En caso de que no sea suficiente se procedería a comprarlo.

3. Servicios.

• Proyectos: documentos en los cuales los vecinos del barrio proponen algunas actividades que se podrían realizar. Estos proyectos son comentados en las Asambleas para aprobar o no su ejecución. Es bueno conservarlos porque es posible que proyectos que, no se pudieron realizar por cualquier circunstancia, sean realizados en un futuro.
• Reivindicaciones: en este caso se trata de quejas de los vecinos. Normalmente son dirigidas hacia el Ayuntamiento. Estos documentos se ponen en orden y se les hace llegar a su destinatario. Suelen tratarse de listas de firmas y cosas similares en forma de reivindicación.

4. Biblioteca.

• Entrada y salida de material: debe de quedar constancia tanto de los libros que entran nuevos como de los libros a los que damos salida por falta de uso, antigüedad  deterioro, etc. Para ello se incluye su clasificación tanto en el archivo físico como en la base de datos de la Asociación.
• Servicio de préstamo: para que este servicio se pueda dar es necesario identificar al usuario como vecino del barrio. Se deberán tomar los datos de la persona y poner un plazo de devolución, incluyendo algún tipo de penalización si este no se cumple.

Al ser una Asociación pequeña no cuenta con muchas funciones y actividades pero estas generan documentación variada.

1. Investigación Preliminar (Informe)

Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras

La Asociación de Vecinos Joaquina Eguaras (también conocida como J.E.) es una organización sin ánimo de lucro cuyo interés principal es la participación ciudadana.

Es una organización democrática de carácter progresista, que basa sus actuaciones en los principios de democracia interna, participación de los asociados y solidaridad en el conjunto de la sociedad con plena independencia respecto a los Poderes Públicos y Organismos Políticos, Económicos y Sociales.

Se constituyó el 1 de octubre de 1985 pero debido a varios problemas, entre ellos el no reconocimiento por parte del Ayuntamiento, su actividad se paralizó en mayo de 1993. El 18 de octubre de 1995 se realizó una asamblea en la cual unos pocos vecinos decidieron retomar la actividad.

Al principio las reuniones se realizaban en la parroquia del barrio hasta que finalmente el 17 de noviembre de 2009 el alcalde inauguró la nueva sede después de muchos años de reivindicaciones.

Son fines de esta Asociación:

• Defender, fomentar y mejorar los intereses generales de los vecinos.
• Asumir la representación y agrupar a los vecinos que voluntariamente soliciten su integración en la Asociación.
• Recoger y servir de cauce de las reivindicaciones del conjunto de los vecinos.
• Canalizar las inquietudes de los asociados y hacerlas llegar a los organismos competentes.
• Cumplir y desarrollar los acuerdos emanados de los órganos territoriales del ámbito superior.
• Informar, educar y formar a la vecindad en todas aquellas cuestiones que afecten al interés general.

A esta Asociación pueden pertenecer aquellas personas mayores de edad y con plena capacidad de obrar, que tengan interés en el desarrollo de los fines de la misma.

A la Asociación le esta permitido recibir donaciones, préstamos, legados, subvenciones, ayudas económicas, etc.

Estructura

1. Asamblea General: Órgano Soberano y máximo de decisión de la Asociación. Esta compuesta por: Junta Directiva, socios de la entidad y representantes de las Secciones, si existen.
2. Junta Directiva: dirige, gestiona y organiza la Asociación ejecutando los acuerdos y decisiones de los órganos de Gobierno. Esta formada por Presidencia, Vicepresidencia, Secretaria, Tesorero, vocales. Estas personas tienen que ser socios de la Asociación.

La Asociación cuenta con un patrimonio propio e independiente para la consecución de sus fines.

Una vez conocida un poco más a fondo esta organización entrevisté al Presidente, el señor Cecilio Uceta Martín. Nuestra conversación se basó en las actividades de la Asociación.

El fin principal de la Asociación es trabajar por mejorar día a día el barrio e intentar realizar todas las actividades que proponen los vecinos. Si bien es cierto que normalmente las actividades enfocadas a los niños y a las personas de la tercera edad son las que más acogida tienen.

La Asociación abarca distintas áreas de trabajo e intenta englobar todos los aspectos y asuntos que puedan surgir e influir al barrio. Actualmente se están reivindicando grandes proyectos que se esperan conseguir.

Todos los días, la Asociación cuenta con una serie de talleres para los más pequeños como pintura, estudio dirigido, fútbol, baile... Además de proporcionar entretenimiento a los más mayores.

A corto plazo, los proyectos más destacados son un mercadillo navideño que han organizado las personas más adultas de la Asociación y la ya famosa cabalgata de reyes.

La Asociación mantiene una constante comunicación con el resto de Asociaciones, con el Ayuntamiento y con la Federación de Asociaciones de Vecinos. El señor Uceta señala que "la comunicación es fundamental para poder informar a los vecinos de todo lo que ocurre en nuestra ciudad. Podríamos decir que somos un canal de comunicación entre los vecinos y el Ayuntamiento".

El riesgo fundamental que corre esta Asociación es el dinero. "Tal y como está la cosa, son cada vez menos las subvenciones y ayudas económicas que están a nuestra disposición pero nuestra intención es seguir proporcionando los mismos servicios, aunque con menos recursos".

Para investigar sobre la gestión de la documentación hable con la Secretaria, la señora María Luisa Fernández Cabrera, ya que es la encargada de ello.

Esta Asociación es pequeña pero se mueve documentación de todo tipo: actas, estatutos, proyectos, ficheros con los datos de los socios, las fichas de los vecinos que participan en alguna de las actividades, etc. Además también hay una pequeña zona reservada como biblioteca, por lo que genera documentación como entrada y salida de material, préstamos, etc.

Todos los documentos están tanto en formato digital como en papel. La Asociación cuenta con su propia base de datos. "Cada 6 meses realizo un expurgo de los documentos de papel y luego lo modifico en nuestra base de datos. No es una gran cantidad de documentación por lo que es relativamente fácil llevarla al día" explicó la señora Fernández Cabrera.

El principal inconveniente seria que hay documentación muy diferente. Lo más importante es saber organizarla.

Fuentes: Estatutos de la Asoaciacion de Vecinos de Joquina Eguaras

http://joaquineguaras.asocianet.com/index.html

Presidente y Secretaria de la Asociacion de Vecinos de Joaquina Eguaras.

Organización elegida para el trabajo

La organización en la que he pensando para mi trabajo es un centro lúdico situado en la avenida Joaquina Eguaras. Se trata de un espacio dedicado a la gente del barrio, creado por la Asociación de Vecinos de este, cuya finalidad es acoger a gente de todas las edades proporcionando actividades diversas como: equipo de fútbol para los mas pequeños, clases de apoyo, espacio para que los jóvenes puedan estudiar y leer, juegos y clases para las personas mayores, etc.

Me parece interesante conocer como es el sistema de gestión de documentos en este tipo de centros.

Records Management

Record Management

Definiciones:

ICA.

Área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en  la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.

UNESCO. Dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos.

El Record Management está basado en los principios de economía y eficacia:

Beneficios económicos: facilita la identificación y cuantificación mediante los cuadros de retención y disposición de documentos, la disposición de los documentos a lo largo del tiempo y la utilización máxima de los depósitos intermedios.

Economías de eficacia: mediante una gestión consistente del conjunto del proceso de creación de los documento, en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación, gestión de los archivos corrientes y gestión de las maquinas copiadoras.

Efectividad en la planificación de actividades de gobierno.

Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía.

La diversidad de programas de gestión existente a nivel internacional ha provocado que se formulen cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos:

Nivel mínimo: los países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos según las previsiones de estos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales.

Nivel mínimo incrementado: se incorporan al nivel mínimo uno o más depósitos intermedios.

Nivel intermedio: añaden al anterior otros subprogramas básicos (diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, etc.)

Nivel óptimo: suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicación, sistemas de gestión de información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, entre otros.

Aplicación a modelos Nacionales

Para establecer un modelo de gestión de documentos a nivel nacional hay que contar con el apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional que actúe como coordinador. Este modelo debe adaptarse a la Administración, ya que de esta adaptación dependerá su éxito o fracaso. Debe tener una buena planificación como modelo. Para ello se pueden consultar los modelos de otros países y adoptar algunos de sus elementos.

También será necesaria una buena formación del personal de la Administración que se va a encargar de los archivos, además de conseguir que esta participe en la gestión de documentos.

Se debe disponer de cuadros de retención, de clasificación y de disposición.

Una vez terminado nuestro modelo, será importante realizar una normalización del vocabulario, tanto en la teoría como en la práctica a nivel nacional.

Para que el modelo este completo se deberán de tener en cuenta otros dos puntos importantes: hay que aprovechar las nuevas tecnologías y tenemos que tener claro que el modelo referente es el de EEUU.

Fases del tratamiento documental

Creación de documentos.

a.      Diseño y gestión de formularios.

b.      Preparación y gestión de correspondencia.

c.       Preparación y gestión de informes y directrices.

d.      Desarrollo de sistemas de gestión de información.

e.      Aplicaciones tecnológicas a estas funciones.

      Mantenimiento y uso de los documentos.

a.      Desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación.

b.      Gestión de los expedientes, del correo y de las telecomunicaciones.

c.       Selección y gestión de las maquinas copiadoras.

d.      Desarrollo y mantenimiento de programas de documentos vitales y de planes contra desastres.

e.      Administración de los depósitos intermedios.

f.      Aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos procesos.

     Disposición de los documentos.

a.      Identificación y descripción de las series de documentos.

b.      Desarrollo de los cuadros de retención y disposición de los documentos.

c.      Selección y transferencia de los documentos de valor permanente a la institución de archivos.

Instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos

·         Cuadro de clasificación: estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.

·         Calendario de conservación: es indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, ya que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.

·         Inventario: describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

Modelos nacionales de gestión de documentos

Modelo Norteamericano

Modelo de EEUU

En la actualidad, la gestión de los documentos está integrada en el engranaje administrativo federal.

En este modelo prevalece el factor “rentabilidad” sobre el concepto de “patrimonio cultural”.

Una de sus características es que los archiveros federales, si hay algún problema, intervienen en las fases de creación y mantenimiento y uso para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.

Aumenta el interés por la gestión cotidiana de los documentos, surgiendo así dos nuevos conceptos:

- Records center: edificio diseñado para el almacenamiento económico, conservación y comunicación de documentos semicorrientes, antes de su disposición final.

- Records schedules: documento que describe los documentos de una agencia, institución o unidad administrativa, en el que se especifican aquellos documentos destinados a ser preservados por tener valor archivístico.

Uno de los problemas de este modelo es que existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local.

La gestión de documentos ha evolucionado recientemente hacia la “Information Resources Management”. En este concepto participan bibliotecarios, documentalistas e informáticos.

Este modelo ha sido respaldado tanto por el CIA como por la UNESCO.

Modelo de QUEBEC

Este modelo despega a partir de los años 80, cuando se crean las principales leyes que afectan a la gestión de documentos:

- Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos Públicos y de Protección de las Informaciones Personales (1982).

            - Ley sobre los Archivos (1983)

            - Ley sobre la Prueba Fotográfica de los Documentos (1984)

En este modelo, tanto la práctica como el concepto están muy bien definidos a nivel legislativo y reglamentario.

Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

Este modelo tiene su propio profesional en el interior de las administraciones: el “gestionnaire” (records managers en el modelo americano).

La importancia que se le da en este modelo a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos ha dado lugar a un debate teórico entre dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario:

- La que da prioridad a las necesidades de la Administración (cuadro de clasificación).

- La que da prioridad a la protección de los documentos con valor histórico (calendario de conservación).

Este modelo otorga especial importancia a las nuevas tecnologías.

Modelo Europeo

Modelo de Países Germánicos, Italia, Inglaterra.

Este modelo se inicia en el siglo XVI. La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que tiene a una persona especializada para organizar estos documentos.

            - Registries (Inglaterra)

            - Registraturen (Alemania)

            - Registri di protocollo (Italia)

En este modelo la responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde a la administración productora de los documentos.

El archivero solo tiene un papel de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.

Los archivos corrientes e intermedios están distribuidos en diferentes unidades administrativas.

Existen tanto cuadro de clasificación como calendario de conservación.

Modelo de Francia

En este modelo no existe un cuerpo de funcionarios especializados responsables de la documentación en su fase activa.

Su característica principal es el llamado “Préarchivage”. Este concepto consiste en la gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en un local específico denominado centre de préarchivage o depósito intermedio y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tria.

La administración francesa no ha sido capaz de crear una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos corrientes y de los depósitos intermedios, pero tiene un alto prestigio a nivel de documentación histórica. Probablemente esto se deba a que la formación del archivero está dirigida a la gestión de los fondos históricos.

La aparición de los documentos informáticos ha hecho ver que el “préarchivage” no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.

Gestión de documentos en España.

En la Administración española no existe diferenciación entre profesionales de los archivos y de la gestión de los documentos.

La gestión de documentos en el ámbito estatal esta precedido por el interés en la normalización.

Se creó el “Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de Archivos Estatales”. Este plan supone la identificación y valoración sistemática de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.