Records Management

Record Management

Definiciones:

ICA.

Área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en  la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.

UNESCO. Dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos.

El Record Management está basado en los principios de economía y eficacia:

Beneficios económicos: facilita la identificación y cuantificación mediante los cuadros de retención y disposición de documentos, la disposición de los documentos a lo largo del tiempo y la utilización máxima de los depósitos intermedios.

Economías de eficacia: mediante una gestión consistente del conjunto del proceso de creación de los documento, en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación, gestión de los archivos corrientes y gestión de las maquinas copiadoras.

Efectividad en la planificación de actividades de gobierno.

Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía.

La diversidad de programas de gestión existente a nivel internacional ha provocado que se formulen cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos:

Nivel mínimo: los países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos según las previsiones de estos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales.

Nivel mínimo incrementado: se incorporan al nivel mínimo uno o más depósitos intermedios.

Nivel intermedio: añaden al anterior otros subprogramas básicos (diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, etc.)

Nivel óptimo: suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicación, sistemas de gestión de información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, entre otros.

Aplicación a modelos Nacionales

Para establecer un modelo de gestión de documentos a nivel nacional hay que contar con el apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional que actúe como coordinador. Este modelo debe adaptarse a la Administración, ya que de esta adaptación dependerá su éxito o fracaso. Debe tener una buena planificación como modelo. Para ello se pueden consultar los modelos de otros países y adoptar algunos de sus elementos.

También será necesaria una buena formación del personal de la Administración que se va a encargar de los archivos, además de conseguir que esta participe en la gestión de documentos.

Se debe disponer de cuadros de retención, de clasificación y de disposición.

Una vez terminado nuestro modelo, será importante realizar una normalización del vocabulario, tanto en la teoría como en la práctica a nivel nacional.

Para que el modelo este completo se deberán de tener en cuenta otros dos puntos importantes: hay que aprovechar las nuevas tecnologías y tenemos que tener claro que el modelo referente es el de EEUU.

Fases del tratamiento documental

Creación de documentos.

a.      Diseño y gestión de formularios.

b.      Preparación y gestión de correspondencia.

c.       Preparación y gestión de informes y directrices.

d.      Desarrollo de sistemas de gestión de información.

e.      Aplicaciones tecnológicas a estas funciones.

      Mantenimiento y uso de los documentos.

a.      Desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación.

b.      Gestión de los expedientes, del correo y de las telecomunicaciones.

c.       Selección y gestión de las maquinas copiadoras.

d.      Desarrollo y mantenimiento de programas de documentos vitales y de planes contra desastres.

e.      Administración de los depósitos intermedios.

f.      Aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos procesos.

     Disposición de los documentos.

a.      Identificación y descripción de las series de documentos.

b.      Desarrollo de los cuadros de retención y disposición de los documentos.

c.      Selección y transferencia de los documentos de valor permanente a la institución de archivos.

Instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos

·         Cuadro de clasificación: estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.

·         Calendario de conservación: es indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, ya que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.

·         Inventario: describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

Modelos nacionales de gestión de documentos

Modelo Norteamericano

Modelo de EEUU

En la actualidad, la gestión de los documentos está integrada en el engranaje administrativo federal.

En este modelo prevalece el factor “rentabilidad” sobre el concepto de “patrimonio cultural”.

Una de sus características es que los archiveros federales, si hay algún problema, intervienen en las fases de creación y mantenimiento y uso para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.

Aumenta el interés por la gestión cotidiana de los documentos, surgiendo así dos nuevos conceptos:

- Records center: edificio diseñado para el almacenamiento económico, conservación y comunicación de documentos semicorrientes, antes de su disposición final.

- Records schedules: documento que describe los documentos de una agencia, institución o unidad administrativa, en el que se especifican aquellos documentos destinados a ser preservados por tener valor archivístico.

Uno de los problemas de este modelo es que existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local.

La gestión de documentos ha evolucionado recientemente hacia la “Information Resources Management”. En este concepto participan bibliotecarios, documentalistas e informáticos.

Este modelo ha sido respaldado tanto por el CIA como por la UNESCO.

Modelo de QUEBEC

Este modelo despega a partir de los años 80, cuando se crean las principales leyes que afectan a la gestión de documentos:

- Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos Públicos y de Protección de las Informaciones Personales (1982).

            - Ley sobre los Archivos (1983)

            - Ley sobre la Prueba Fotográfica de los Documentos (1984)

En este modelo, tanto la práctica como el concepto están muy bien definidos a nivel legislativo y reglamentario.

Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

Este modelo tiene su propio profesional en el interior de las administraciones: el “gestionnaire” (records managers en el modelo americano).

La importancia que se le da en este modelo a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos ha dado lugar a un debate teórico entre dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario:

- La que da prioridad a las necesidades de la Administración (cuadro de clasificación).

- La que da prioridad a la protección de los documentos con valor histórico (calendario de conservación).

Este modelo otorga especial importancia a las nuevas tecnologías.

Modelo Europeo

Modelo de Países Germánicos, Italia, Inglaterra.

Este modelo se inicia en el siglo XVI. La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que tiene a una persona especializada para organizar estos documentos.

            - Registries (Inglaterra)

            - Registraturen (Alemania)

            - Registri di protocollo (Italia)

En este modelo la responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde a la administración productora de los documentos.

El archivero solo tiene un papel de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.

Los archivos corrientes e intermedios están distribuidos en diferentes unidades administrativas.

Existen tanto cuadro de clasificación como calendario de conservación.

Modelo de Francia

En este modelo no existe un cuerpo de funcionarios especializados responsables de la documentación en su fase activa.

Su característica principal es el llamado “Préarchivage”. Este concepto consiste en la gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en un local específico denominado centre de préarchivage o depósito intermedio y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tria.

La administración francesa no ha sido capaz de crear una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos corrientes y de los depósitos intermedios, pero tiene un alto prestigio a nivel de documentación histórica. Probablemente esto se deba a que la formación del archivero está dirigida a la gestión de los fondos históricos.

La aparición de los documentos informáticos ha hecho ver que el “préarchivage” no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.

Gestión de documentos en España.

En la Administración española no existe diferenciación entre profesionales de los archivos y de la gestión de los documentos.

La gestión de documentos en el ámbito estatal esta precedido por el interés en la normalización.

Se creó el “Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de Archivos Estatales”. Este plan supone la identificación y valoración sistemática de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.