Record Management
Definiciones:
ICA.
Área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en
la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.
UNESCO. Dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos.
El Record Management está basado en
los principios de economía y eficacia:
Beneficios económicos: facilita la identificación y cuantificación mediante
los cuadros de retención y disposición de documentos, la disposición de los
documentos a lo largo del tiempo y la utilización máxima de los depósitos intermedios.
Economías de eficacia: mediante una gestión consistente del conjunto del
proceso de creación de los documento, en el diseño de los sistemas de archivo y
recuperación, gestión de los archivos corrientes y gestión de las maquinas
copiadoras.
Efectividad en la planificación de actividades de gobierno.
Uso juicioso y responsable de la automatización y la
reprografía.
La diversidad de programas de gestión
existente a nivel internacional ha provocado que se formulen cuatro niveles de implantación de la
gestión de documentos:
Nivel mínimo: los países que cuentan con sistemas
de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos
según las previsiones de estos cuadros y transfieren los documentos con valor
permanente a los Archivos Nacionales.
Nivel mínimo
incrementado: se
incorporan al nivel mínimo uno o más depósitos intermedios.
Nivel intermedio: añaden al anterior otros
subprogramas básicos (diseño y gestión de formularios, gestión de la
correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación,
etc.)
Nivel óptimo: suman a los niveles anteriores la
gestión de directrices, correo, telecomunicación, sistemas de gestión de información y utilización de tratamiento de textos en la generación de
correspondencia, entre otros.
Aplicación a modelos Nacionales
Para establecer un modelo de gestión
de documentos a nivel nacional hay que contar con el apoyo y respaldo de una
institución de archivos a nivel nacional que actúe como coordinador. Este
modelo debe adaptarse a la Administración, ya que de esta adaptación dependerá
su éxito o fracaso. Debe tener una buena planificación como modelo. Para ello
se pueden consultar los modelos de otros países y adoptar algunos de sus
elementos.
También será necesaria una buena
formación del personal de la Administración que se va a encargar de los
archivos, además de conseguir que esta participe en la gestión de documentos.
Se debe disponer de cuadros de
retención, de clasificación y de disposición.
Una vez terminado nuestro modelo,
será importante realizar una normalización del vocabulario, tanto en la teoría
como en la práctica a nivel nacional.
Para que el modelo este completo se
deberán de tener en cuenta otros dos puntos importantes: hay que aprovechar las
nuevas tecnologías y tenemos que
tener claro que el modelo referente
es el de EEUU.
Fases del tratamiento documental
Creación de
documentos.
a. Diseño y gestión de formularios.
b. Preparación y gestión de
correspondencia.
c. Preparación y gestión de informes y
directrices.
d. Desarrollo de sistemas de gestión de
información.
e. Aplicaciones tecnológicas a estas
funciones.
Mantenimiento y
uso de los documentos.
a. Desarrollo de sistemas de archivo y
de recuperación.
b. Gestión de los expedientes, del
correo y de las telecomunicaciones.
c. Selección y gestión de las maquinas
copiadoras.
d. Desarrollo y mantenimiento de
programas de documentos vitales y de planes contra desastres.
e. Administración de los depósitos
intermedios.
f. Aplicación
de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos
procesos.
Disposición de
los documentos.
a. Identificación y descripción de las
series de documentos.
b. Desarrollo de los cuadros de
retención y disposición de los documentos.
c. Selección y transferencia de los
documentos de valor permanente a la institución de archivos.
Instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos
Administrativos
·
Cuadro de clasificación: estructura jerárquica y lógica que refleja las
funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la
documentación administrativa. Permite situar los expedientes relacionados los
unos con los otros.
·
Calendario de conservación: es indispensable para la
racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación
y la preservación, ya que fija los plazos de vida activa y semiactiva y
determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con
los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una
de las series.
·
Inventario: describe cada uno de los expedientes o documentos e indica
el lugar donde se hallan conservados.
Modelos nacionales de gestión de documentos
Modelo
Norteamericano
Modelo
de EEUU
En la actualidad, la gestión de los
documentos está integrada en el engranaje administrativo federal.
En este modelo prevalece el factor
“rentabilidad” sobre el concepto de “patrimonio cultural”.
Una de sus características es que los
archiveros federales, si hay algún problema, intervienen en las fases de
creación y mantenimiento y uso para garantizar la preservación de la
documentación con valor permanente.
Aumenta el interés por la gestión
cotidiana de los documentos, surgiendo así dos nuevos conceptos:
- Records center: edificio diseñado para el almacenamiento económico,
conservación y comunicación de documentos semicorrientes, antes de su
disposición final.
- Records schedules: documento que describe los documentos de una agencia,
institución o unidad administrativa, en el que se especifican aquellos
documentos destinados a ser preservados por tener valor archivístico.
Uno de los problemas de este modelo es
que existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las
administraciones federal, estatal y local.
La gestión de documentos ha
evolucionado recientemente hacia la “Information Resources Management”. En este
concepto participan bibliotecarios, documentalistas e informáticos.
Este modelo ha sido respaldado tanto
por el CIA como por la UNESCO.
Modelo
de QUEBEC
Este modelo despega a partir de los
años 80, cuando se crean las principales leyes que afectan a la gestión de
documentos:
- Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos
Públicos y de Protección de las Informaciones Personales (1982).
-
Ley sobre los Archivos (1983)
-
Ley sobre la Prueba Fotográfica de los Documentos (1984)
En este modelo, tanto la práctica
como el concepto están muy bien definidos a nivel legislativo y reglamentario.
Son los Archivos Nacionales los
encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de
los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los
documentos.
Este modelo tiene su propio
profesional en el interior de las administraciones: el “gestionnaire” (records
managers en el modelo americano).
La importancia que se le da en este
modelo a la clasificación, calendario de conservación e inventario de
documentos ha dado lugar a un debate teórico entre dos corrientes archivísticas
en el ámbito universitario:
- La que da prioridad a las necesidades de la Administración (cuadro de clasificación).
- La que da prioridad a la protección de los documentos con valor histórico (calendario de conservación).
Este modelo otorga especial importancia
a las nuevas tecnologías.
Modelo
Europeo
Modelo
de Países Germánicos, Italia, Inglaterra.
Este modelo se inicia en el siglo
XVI. La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos
corrientes corresponde a la Administración, que tiene a una persona
especializada para organizar estos documentos.
-
Registries (Inglaterra)
-
Registraturen (Alemania)
-
Registri di protocollo (Italia)
En este modelo la responsabilidad
sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde a la administración
productora de los documentos.
El archivero solo tiene un papel de
control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con
valor permanente.
Los archivos corrientes e intermedios
están distribuidos en diferentes unidades administrativas.
Existen tanto cuadro de clasificación
como calendario de conservación.
Modelo
de Francia
En este modelo no existe un cuerpo de
funcionarios especializados responsables de la documentación en su fase activa.
Su característica principal es el
llamado “Préarchivage”. Este concepto consiste en la gestión de los archivos
entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de
archivos, comprendiendo su conservación en un local específico denominado centre de préarchivage o depósito
intermedio y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tria.
La administración francesa no ha sido
capaz de crear una estructura organizativa responsable de la gestión de los
documentos corrientes y de los depósitos intermedios, pero tiene un alto
prestigio a nivel de documentación histórica. Probablemente esto se deba a que
la formación del archivero está dirigida a la gestión de los fondos históricos.
La aparición de los documentos informáticos
ha hecho ver que el “préarchivage” no puede aplicarse sobre los nuevos
soportes.
Gestión
de documentos en España.
En la Administración española no
existe diferenciación entre profesionales de los archivos y de la gestión de
los documentos.
La gestión de documentos en el ámbito estatal esta precedido por el interés
en la normalización.
Se creó el “Plan para el tratamiento
normalizado de los fondos de Archivos Estatales”. Este plan supone la identificación
y valoración sistemática de las series documentales producidas por los
organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los
plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.
